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携姐原文
我的时间管理
很多人问我时间管理和精力管理的窍门。老实说，我觉得自己并没有做得好到可以分享经验的地步。水瓶是感兴趣就异常专注，不感兴趣就异常拖拉的典范，只要拿到手的任务缺少难度又重复，就会想尽一切办法作出心理逃避（沉迷其他有趣的事），拖到再无可拖才会开始。开始了也不能长久，做事不够连贯，每次重回状态都要一个过程，恶性循环。你们看到的我的“效率”，不过是因为人在投行，身不由己，大处虽然改了，还是有很多细小的时间被浪费掉了。 不过，也因为深知自己的毛病，这些年在MBA和投行的压力下，慢慢有几条心得，拿出来和大家共勉，同时也激励自己2012做得更好。
1. 记录自己的时间。
改变自己之前，首先要足够了解自己。你是哪一种人？你的性格，兴趣，做事方式？你的时间都用在了哪里？对于这些问题，你可能很轻易的就能得出答案，比如，“我就是喜欢拖拉”，或者，“我太沉迷网文/游戏/围脖”。告诉你，这种答案是没有意义的，完全解决不了问题，因为，拖拉和游戏（享乐）是人之本性，要杜绝这个本性，任务过于艰巨，很容易就失败，而反复失败之后，你就只会把“我要改”挂在嘴上，永远实行不了。
要作出改变，首先要把需要改变的对象量化，然后订出合理目标，根据细致具体的目标，一步步来实行。你每天花多少时间在看围脖？打游戏？看网文？都是在一天的什么时间段？和花在正事上的时间比例？你做正事需要花多长时间？是否合理？最需要改进的是什么？其次呢？
要回答这些问题，最好的办法是把自己每天的行程，事无巨细地记录下来，连续记录两个星期。这是一个非常有效的时间管理方式，只有当行程全部清清楚楚列于纸上，你才会真正意识到自己的时间都用在了哪里，哪些时间是可以cut的，哪些工作需要做的更快。自己一天中最高效的是什么时间段，最能利用的是什么时间段。。。每个小时纪录自己正在做的事，也是一个提醒自己的过程，随时反省自己是否又在浪费时间，是否应该回到正题，更加专注。
2. 清晰的待办事项和合理的目标
很多时候，我们在茫茫然中浪费了时间，是因为我们没有明确的目标，不知道时间到底应该拿来怎么用，或者因为事情太多太杂，处理的太无序。对每天需要完成的事情做好管理，就能有效避免这种茫然间浪费掉的时间。试试用一本日程表，或者用手机app，把需要完成的事情，按照轻重缓急和due date做出排序，并严格按照这个顺序来执行。习惯了之后，一定会极大提高每天的效率。
轻重缓急，是待办事项的重点。合理的目标，是是否能长期执行计划的关键。只有根据自己的能力，习惯，以及事件的重要性和紧急性，作出合理的安排，这个过程才能够借由满足感和合理性一步步有条不紊的进行下去。
一款好用的app，真的会非常有帮助。我用的是iPhone和iPad上都有的2Do。这个app可以设置category，在每个category下可以设立“项目”，在项目下可以添加待办事项或check list。每个待办事项都能设置不同等级的重要性，due date，alarm，note，并可以按照重要性排序。特别事项还可以加星。我通常会把每个手上的项目做成一个“项目”，在每个项目下随时加入待办事项，设置好due date，并在note上纪录下当前status，和下一步要做的动作。虽然输入要花时间，但这个动作很必要。
3. 对每一天作出规划
规划，是我这些年学会最重要的一件事。没有规划的人生，和有规划的人生，日子一久就能看到明显差别。规划能够使你对一天，乃至短期内有清晰的概念，能够避免许多临时想到的手忙脚乱，能够保证你把最有效的时间留给最重要的事情，而不被没有计划好却紧急的琐事打断，也能够让你更好地安排和迁就同事的时间，将各个项目和事项作出最佳衔接。
试试每天早进公司15分钟，或晚走15分钟，静下心来，把第二天要做的，以及每个项目短期内的发展，好好梳理一遍，看看是不是会对你的工作效率产生巨大的影响呢？
4. 精力管理是时间管理的基础
这是一个全新的概念。没有精力管理，时间管理根本没有意义。最简单的例子，就是如果你没有好的睡眠，第二天做任何事的效率就会大打折扣，计划完不成，需要更改，影响到后来的计划。。。恶性循环。
当然，精力管理不是光“睡好”这么简单，它包括睡眠管理，饮食管理，运动管理，以及对身体和生物周期的了解。这是一个非常科学的管理过程，需要你对睡眠，饮食，运动对人体的影响，以及身体自身作出最基本的了解。比如，你也许知道睡眠周期是90分钟，但你知不知道，我们的“记忆”只会在REM（Rapid Eye Movement）睡眠发生，而REM在第一个周期只有5分钟，要到第四，五个周期，才能达到30-40分钟。也就是说，如果你的睡眠时间少于7个小时，你就得不到足够的REM睡眠；如果你中途醒来一次（周期又会重新开始），你更得不到足够的REM睡眠。其结果就是，你的新知识和新技能，不能成为你的一部分，你的老知识和老技能，也会逐渐消失。长期睡不好，你的performance会严重下降。
饮食管理也是我们所经常忽视的。其实，不同的食物能提供不同时段的能量，而我们只有在能量充足时才能正常表现。三餐不正常，影响的不仅仅是健康，也是你的performance。还有，运动对人体产生的巨大改变，人的不可抗的生物周期应该怎么利用，注意力怎么才能集中。。。了解这些知识会对你的时间管理产生深远影响。
了解的方式，是看书和看科教片。推荐两本书给大家，一本是我已经推荐了又推荐的《The Power of Full Engagement》，非常全面的精力管理书籍。另外一本叫《Power Sleep》，深入浅出地讲解了睡眠。2012你如果想要对自己的时间管理作出改进，推荐先从这两本书（尤其是第一本）开始。
5. 时间碎片
最后想要说一说时间碎片的利用。给大家讲两个小故事。第一个记得很模糊（大家领会精神），说是一个人很想学钢琴，但是总没有时间练习。他的钢琴老师就问他，为什么你不练习？他就说，我很忙，没有每天两个小时的练习时间。他的老师说，那么你就应该利用所有5分钟，10分钟的片段，什么时候想到，就什么时候练习。他顿悟，从此真的利用所有的时间片段来练习，最终成为钢琴家。第二个记得很清楚，来自于我的第一个老板（也许很多人都听过）。有一天，他问我，给你一个桶，到沙滩上去，你要怎么装满它？你应该先装大石头，再装小石头，然后装沙子，填满石头的空隙，最后装水。你的时间就像这个桶，你要把大块的空间，留给最重要，需要最多时间的石头类事项，然后在石头的间隙，去做细小的，琐碎的沙子类事情，最后，不要以为沙子之间没有空隙，你还可以拿水去填满它。
我经常想起这两个故事，所以总是尝试将所有要做的事情，分为石头，沙子和水，并努力拿水去灌满所有的空隙。大家都觉得我读书快，也都疑惑我这么忙，是怎么有时间看这些书。其实读书就是我的水，我在等人，等飞机的时候，坐电梯的时候，上下班的车上，甚至是项目之间的休息，都在看书（感谢Kindle和iPhone，使这成为可能）。不要以为这几分钟的时间没什么了不起，如果你真的开始，你会惊讶一本书完成的有多迅速。（你的水还可以是：跟朋友联络，画画，计划旅游，学一门语言，写一本书。。。）
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最后的最后，想再quote我前老板一次。他曾经对我说，你要做的事情只有四类，重要而紧急，重要而不紧急，不重要而紧急，以及不重要也不紧急（但无法避免要做）。重要而紧急的事，你自然会去做；但是你很可能会因为很多不重要而紧急的事，占据太多自己的时间。也可能因为那些不重要又不紧急的事，浪费太多自己的时间。你要学会好好规划，将不重要事件的紧急性减到最少，将不重要也不紧急的事件也减到最少。还有，你要永远记得，你的成长，你工作的成就，往往来自于那些重要而不紧急的事。比如，读一份很有用的市场报告，学习一个你应该知道的概念，进修你的语言，规划你的将来，增广见闻。这些年，我一刻不敢忘记这件“重要而不紧急”的事，如我老板所鞭策，时常努力去增广见闻，进修自身。也许，这才是时间管理的终极秘笈。 |
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发表于 2011-12-27 12:12:26
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